Godkjenningsflyt

Bestillingsportalen inkluderer en Power Automate-flyt (Provisioning Request Approval) som håndterer godkjenning av bestillinger opprettet av brukere.

Godkjenning av bestillinger kan skje på to måter:

• Power Automate Approval-handling (godkjennings-epost og Approvals-app i Teams).
• Microsoft Teams Adaptive Card-godkjenning (adaptivt kort postet i en Teams-kanal).

Flyten kjører når statusen på en bestilling i Provisioning Requests-listen endres til Submitted (brukeren sender inn bestillingen i Bestillingsportalen webdel eller Teams app).

Når du installerer løsningen, sørg for å følge «Steg 1: Konfigurere godkjenningsprosess» i Konfigurasjonsveiledningen for å sette opp godkjenning. Hvis du vil endre godkjenningsmetoden – f.eks. bytte fra Approvals til Teams adaptive cards – følger du samme steg i veiledningen.

Påminnelser om godkjenning

Hvis godkjenningsprosessen er konfigurert til å bruke Approvals, kan påminnelses-eposter sendes til godkjenner(ne). Disse konfigureres i Provisioning Request Settings-listen.

Rediger listeelementene og endre verdien etter behov:

• EnableApprovalReminderEmails – Aktiver eller deaktiver påminnelses-eposter til godkjennerne (true/false).
• DisableApprovalNotifications – Deaktiver de innebygde Power Automate-varslene om godkjenning. Nyttig hvis du vil redigere flyten og legge til en egen varselepost.
• ApprovalReminderInterval – Intervall (i dager) før en påminnelses-epost sendes til godkjennerne.

Prosess

På et overordnet nivå fungerer Provisioning Request Approval-flyten slik:

1. Oppdaterer statusen på bestillingen til Pending Approval.
2. Henter innstillinger fra Provisioning Request Settings-listen.
3. Sender enten en godkjenningsoppgave til godkjenner(ne) ELLER poster et Teams adaptive card.
4. Venter på godkjenning og sender påminnelser til godkjenner(ne) avhengig av påminnelsesinnstillingene.
5. Sjekker godkjenningsresponsen – oppdaterer bestillingsstatusen til Approved eller Rejected.
6. Konkatinerer godkjenningskommentarer.
7. Sender epost og adaptive card i Teams til bestilleren for å varsle om utfallet.

Bestillinger som blir Approved trigger provisjonering.

Avviste bestillinger kan redigeres av brukere i webdel eller Teams app og sendes inn på nytt.

Som nevnt over kan du redigere godkjenningsflyten. Hvis løsningen oppgraderes i fremtiden, vil imidlertid ikke oppdateringer av godkjenningsflyten anvendes i tenanten din.

Godkjenning kun av Public-områder

Bestillingsportalen kan konfigureres til kun å kreve godkjenning for Public-områder. Hvis konfigurert, vil bestillinger satt til Private automatisk godkjennes av godkjenningsflyten.

En innstilling i Provisioning Request Settings aktiverer/deaktiverer funksjonaliteten.

Oppdater verdien på innstillingen EnablePublicSpaceApprovalOnly til true eller false.

Dette er designet for organisasjoner der Private-områder anses å ha lavere risiko enn Public-områder.

Merk: Dette alternativet er kanskje ikke tilgjengelig i den installerte versjonen av Bestillingsportalen. Kjør en oppgradering (eller re-appliser PnP-malen) — manglende standardinnstillinger, inkludert EnablePublicSpaceApprovalOnly, opprettes da automatisk med standardverdi uten at eksisterende innstillinger endres. Aktiver eller deaktiver deretter funksjonaliteten ved å sette Value på elementet til true eller false i Provisioning Request Settings-listen.